Ook Den Bosch kiest voor Windows Phones
De gemeente 's-Hertogenbosch werkt al meer dan tien jaar met flexibele werkplekken en DECT-telefonie. De gemeente wilde opnieuw een verdere vernieuwing doorvoeren. Door de mobiele bereikbaarheid te verhogen en tijd- en plaatsonafhankelijk werken in te voeren, is de organisatie efficiënter en zijn medewerkers flexibeler geworden.
Efficiëntere manier van werken
Er is afgestapt van DECT-telefonie en alle medewerkers hebben nu de beschikking over een smartphone. Voor de overgang naar deze efficiëntere manier van werken liet de gemeente zich adviseren door BTC Teleconsult.
Door een eerdere standaardisatie van de organisatie op Microsoft was Windows Phone 8 een logische stap om het mobiele werken mogelijk te maken. Uiteindelijk is er gekozen voor een Choose Your Own-beleid. Medewerkers kunnen zelf kiezen uit een voorgeselecteerd assortiment: iPhone op iOS, Samsung Galaxy op Android of Nokia Lumia 925 op Windows Phone 8.
"De nokia lumia 925 sluit uitstekend aan bij de microsoft-omgeving."
Een grote meerderheid van de medewerkers (88 procent) koos voor Nokia. Niet alleen omdat de Lumia-smartphone er goed en degelijk uitziet en uitstekende specificaties heeft, maar ook vanwege de eenvoudige integratie met Outlook en overzichtelijke beheermogelijkheden. Verder roemen de gebruikers het grote scherm van de Lumia 925 dat veel helderder en beter leesbaar is dan de geteste smartphones van Apple en Samsung.
"Het doel van de organisatie was om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen."
De gunning van de overheidsaanbesteding OT2010 aan BTC Teleconsult was de aanleiding voor het opstarten van de relatie. In eerste instantie ontstond de samenwerking voornamelijk uit het leveren van mobiele hardware, maar bij de overstap naar de nieuwe manier van werken bleek de brede expertise van BTC Teleconsult ten aanzien van IT-diensten en vaste en mobiele telefonie uitstekend van pas te komen.
De gemeente werkte gedurende het gehele traject nauw samen met BTC Teleconsult. Met de betrokken afdelingen - IT, HR, Finance en Facilitair - werden verschillende scenario's uitgewerkt, zodat uiteindelijk de beste keuze gemaakt zou worden. Na de keuze voor het Choose Your Own-beleid volgde een intensieve projectbegeleiding. BTC Teleconsult heeft veel ervaring met grote implementatietrajecten, waarbij meer dan 1000 medewerkers omgezet moeten worden naar nieuwe hardware. Deze kennis aangevuld met eerdere ervaringen van de gemeente was de perfecte basis om de uitrol tot succesvol einde te brengen.
"De intensieve samenwerking zorgde ervoor dat op korte termijn alle toestellen met succes uitgerold konden worden."
Door de uitstekende voorbereiding op de uitrol, waren de medewerkers goed geïnformeerd over de mogelijkheden. De medewerkers konden zelf een timeslot uitkiezen dat hun het beste uitkwam. Dit resulteerde in een opkomst van meer dan 95 procent. Bij de uitrol kregen medewerkers persoonlijke begeleiding. Door deze een-op-een benadering ontvingen de medewerkers de juiste aandacht en uitleg. De toestellen werden met een basisconfiguratie uitgerust, zodat medewerkers direct aan de slag konden. Bovendien kregen ze door BTC Teleconsult op maat opgestelde handleidingen mee, waarin de belangrijkste functionaliteiten waren uitgelicht. Door deze intensieve voorbereiding werd de interne organisatie zo min mogelijk belast en konden medewerkers weer vlot aan de slag.
Ook na de implementatie bleek BTC Teleconsult een ideale partner om mee samen te werken. Er zijn verschillende inloopsessies bij de gemeente georganiseerd. Medewerkers konden hier terecht met gebruikersvragen om de overstap voor alle medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Uiteindelijk zijn ook de oude DECT-toestellen en mobiele telefoons retour genomen en via een bedrijf gespecialiseerd in lifecycle management op veilig wijze gerecycled.
